В этой статье вы узнаете, что такое стратегия управления изменениями, зачем она нужна и, самое главное, как пошагово создать эффективный план по управлению изменениями для вашей организации.

Что такое стратегия управления изменениями?

Стратегии управления изменениями играют ключевую роль для поддержания конкурентоспособности бизнеса. Стратегия управления изменениями — это подробный план или подход, который помогает эффективно внедрить изменения в организации. Эти изменения могут касаться основных аспектов деятельности компании, её структуры, процессов или культуры.

Стратегии управления изменениями должны быть проактивными и продуманными с самого начала инициативы. Но они также могут выступать в качестве плана реагирования, чтобы помочь организации принять и использовать изменения.

Методология Prosci — это детальная структура и стратегия для управления «человеческой стороной» изменений. Она включает три ключевых элемента:

• Модель ADKAR®— Понимание, Желание, Знания, Способности и Закрепление — пять шагов, которые человек должен пройти, чтобы успешно осуществить изменения.
• Трехфазный процесс Prosci — Структурированный процесс, который помогает объединить индивидуальные и организационные изменения, делая их более управляемыми.
• Треугольник изменений PCT— Основная модель, которая помогает специалистам понять четыре критически важных аспекта изменений и их влияние на успех проекта.

Эти стратегии объединены в методологию Prosci, которая поддерживает людей и организации в процессе изменений.

Почему вам нужна стратегия управления изменениями

Несмотря на ваши лучшие намерения, изменения обычно воспринимаются как хаос. Это действительно так, особенно если в вашей организации отсутствует чёткий процесс или прошлые попытки изменений не увенчались успехом. Однако наличие стратегии управления изменениями делает переход более плавным и помогает достичь запланированных результатов.

Вот как помогает чётко определённая стратегия:

Управление сопротивлением для обеспечения принятия изменений

Изменения часто вызывают сопротивление среди людей, которым нужно адаптироваться к новым методам работы. Это естественная реакция. Но если её не контролировать, она может сорвать инициативу.

Стратегии управления изменениями помогают выявить коренные причины сопротивления среди людей и других заинтересованных сторон в ходе инициатив по изменениям. Это может быть нехватка информации, беспокойство сотрудников по поводу количества изменений или гарантии занятости.

Определив причины сопротивления, команда по управлению изменениями может внедрить целевые решения, включая:

• Сессии вопросов и ответов — Открытое объяснение причин и выгод изменений, а также ответы на вопросы сотрудников способствуют созданию понимания и доверия.
• Вовлечение заинтересованных сторон - Привлечение к созданию решения людей, которых затрагивают изменения, помогает им ощутить чувство сопричастности.
• Циклы обратной связи — Реализация механизмов для постоянной обратной связи, корректировка подхода на основе реальных отзывов и создание более инклюзивного процесса, снижающего чувство тревоги.

Применяя такие стратегии, можно снизить сопротивление и помочь людям принять изменения и интегрировать их в свою ежедневную работу.

Активно коммуницируйте, чтобы добиться приверженности и поддержки

Эффективное управление изменениями зависит от активного взаимодействия с заинтересованными сторонами. Вот как этому способствует четко разработанная стратегия:

• Проактивная коммуникация — Стратегия предусматривает регулярное общение со всеми заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе и вовлекать в процесс.
• Прозрачные обсуждения — Открытое объяснение причин изменений, их преимуществ и способов поддержки сотрудников способствует созданию понимания и доверия.
• Целевые сообщения — Стратегия определяет «кто» и «что» в коммуникации, гарантируя, что каждая заинтересованная сторона получит необходимую информацию.

Обеспечивая эффективные коммуникации, вы укрепляете понимание и доверие, а также стратегию управления изменениями и их реализацию.

Минимизация негативноговлияния подрывных изменений

Изменения могут вносить сбои в ежедневные операции. Вот как стратегии управления изменениями помогают снизить эти сбои:

• Пошаговое планирование — Это планирование определяет тактики и мероприятия, которые позволят людям принять изменения и использовать внедрённые решения.
• Фазовое внедрение — Фазовое внедрение изменений позволяет вносить корректировки и проводить обучение в нужное время, способствуя принятию и использованию.
• Своевременная коммуникация — Ключевые роли в управлении изменениями проводят правильные коммуникации в нужное время, чтобы устранить путаницу, беспокойство и сопротивление, которые замедляют прогресс.

Планируя возможные сложности и вовлекая всех в процесс, стратегия управления изменениями обеспечивает более плавный переход и минимизирует негативное влияние подрывных изменений в повседневной работе.

Обеспечьте сотрудников и команды, подверженные влиянию изменениям, необходимыми навыками

Изменения могут вызывать сомнения у людей, которым предстоит их принять, часто из-за нехватки необходимых навыков. Эффективная стратегия управления изменениями помогает развить эти навыки и способности следующим образом:

• Функциональные знания — Развитие навыков встроено в стратегию, чтобы люди могли использовать решения в своей работе с самого старта.
• Навыки руководителей среднего звена — Менеджеры обучаются играть ключевую роль в процессе изменений, управляя сопротивлением в командах, поддерживая коммуникацию и взаимодействуя с руководством.
• Поддержка спонсоров — Руководители высшего звена часто не знают, как выполнять свою роль в период изменений, и эффективная стратегия показывает им нужные шаги.

Подготовив людей к их уникальным ролям в процессе изменений, вы даёте им знания и умения, необходимые для уверенной поддержки и внедрения изменений.

Максимизация возврата на инвестиции

Изменения могут быть затратными с точки зрения времени, денег и ресурсов. Без плана ваши цели могут не быть достигнуты, и инвестиции окажутся напрасными. Именно здесь вступает в дело управление изменениями.

Хорошо продуманная стратегия сосредоточена на достижении желаемых результатов и максимизации возврата на инвестиции (ROI). Вот как она помогает в этом:

• Повышение принятия — Эффективная коммуникация и развитие навыков способствуют большему вовлечению сотрудников и приверженности изменениям.
• Снижение сопротивления — Проактивные стратегии помогают избегать и устранять барьеры для успешных изменений.
• Улучшение эффективности — Эффективные структуры и процессы ускоряют освоение, принятие и использование изменений.

Максимизируя ROI за счёт повышения принятия, снижения сопротивления и улучшения эффективности, ваша организация получает конкурентное преимущество. Изменения становятся катализатором роста, а не лишней затратой.

10 шагов для создания эффективной стратегии управления изменениями

Изменения неизбежны для успешных организаций, но для обеспечения плавного перехода необходима чёткая стратегия управления изменениями. Вот 10 шагов, чтобы создать продуманную стратегию:

1. Оцените изменения, чтобы понять их

Изменения могут быть формальными проектами, стратегическими инициативами или даже небольшими корректировками в работе организации.

Перед тем как разрабатывать стратегию управления изменениями, важно понять природу самих изменений. Вот несколько ключевых вопросов:

• Масштаб воздействия — Каков объём изменений?
• Количество затронутых людей — Сколько людей будет затронуто? Кто именно?
• Различия во влиянии изменений — Изменения коснутся всех одинаково или с разной степенью?
• Аспекты изменений — Что конкретно изменяется? Процессы, системы, роли или что-то другое?
• Временные рамки — Каков срок реализации изменений? Это быстрая поправка или долгосрочный проект?
• Конкурирующие инициативы — Происходят ли сейчас другие крупные изменения? Слишком много изменений одновременно может быть перегрузкой.

Ответы на эти вопросы помогут создать адаптированные стратегии управления изменениями.

2. Оцените готовность к изменениям

Перед запуском инициативы важно оценить готовность вашей организации к изменениям. Это предполагает понимание общей обстановки для внедрения изменений.

• Настроение сотрудников и руководителей среднего звена  — Видят ли они необходимость изменений? Открыты ли к ним или скептически настроены?
• Опыт прошлых изменений — Как организация справлялась с прошлыми изменениями? Были ли они успешны? Оставили ли негативные последствия?
• Общее видение — Понимают ли сотрудники цели организации? Общее видение помогает увидеть, как изменения вписываются в общую картину.
• Насыщенность изменениями — Сколько изменений уже происходит в организации?

Понимание текущей ситуации позволяет подготовиться к возможным проблемам и настроить стратегию для достижения успеха.

3. Поймите, как изменения влияют на людей и группы

Перед внедрением изменений оцените их влияние на разные части организации. Единое изменение, например внедрение веб-программы для отчётности по расходам, может по-разному повлиять на различные группы:

• Системы — Сочетание людей и приложений, обеспечивающих выполнение задач.
• Должностные инструкции — Ожидаемые действия сотрудников для успешного выполнения работы.
• Критически важное поведение — Важная реакция группы или индивидуума на действия или среду.
• Процессы — Какие текущие рабочие процессы будут изменены? Потребуются ли изменения в процедурах отчётности?
• Инструменты — Система или предмет, используемый для конкретной цели, может включать программное обеспечение или технические объекты.
• Расположение — Физическое пространство для выполнения задач.
• Вознаграждение — Денежная и неденежная оплата за выполненную работу.
• Оценка эффективности — Как оценивается результативность работы.
• Структура подчинения — Взаимоотношения полномочий в организации.
• Установки/убеждения/отношение — Ментальный настрой, проявляющийся в поведении.

Проведя анализ затронутых групп, процессов, технологий и других аспектов, вы сможете разработать целенаправленные планы по управлению изменениями, чтобы каждому была оказана необходимая поддержка для принятия изменений.

4. Выберите структуру управления изменениями

Структура команды по управлению изменениями определяет, кто и как выполняет задачи управления изменениями, а также как взаимодействует с проектной командой.

Структуры управления изменениями

Примеры структур управления изменениями:

• Прикрепленный менеджер по управлению изменениям — Специалист по управлению изменениям включается в проектную команду и работает с ней на протяжении всего процесса.
• Централизованная поддержка — Выделенная команда по управлению изменениям предоставляет поддержку и руководство для нескольких проектных команд.
• Руководитель проекта — Ответственность за управление изменениями возлагается на конкретного члена проектной команды.

Главное — чётко определить обязанности по управлению изменениями и распределить ресурсы в зависимости от нужд проекта. Это обеспечит команду поддержкой для успешного перехода.

5. Создайте коалицию спонсоров

Коалиция спонсоров — это ваша команда ключевых лидеров и руководителей, которые активно поддерживают и продвигают изменения.

• Основной спонсор — Лидер, который утверждает и поддерживает изменения, активно участвуя на протяжении всего проекта и играя ключевую роль в создании коалиции спонсоров.
• Коалиция спонсоров — Выберите лидеров из наиболее затронутых групп, чтобы они присоединились к коалиции спонсоров. Каждый член коалиции играет важную роль в поддержке изменений внутри своей команды и чётко доносит до неё необходимость изменений.

Эта мощная сеть сторонников помогает каждому, кто затронут изменениями, понять их цель и чувствовать поддержку на протяжении всего перехода.

6. Предотвратите сопротивление до его возникновения

Часто команды осознают, что могли предвидеть сопротивление проекту уже после того, как с ним столкнулись. Вот как можно проактивно подойти к этой задаче:

• Предугадайте барьеры для принятияизменений — Поймите, как конкретные группы и команды будут уникально или схожим образом затронуты изменениями.
  • Будут ли конкретные регионы или отделы затронуты больше других?
  • Предлагали ли некоторые группы альтернативные решения одной и той же проблемы?
  • Являются ли определённые команды сторонниками текущего способа работы?
• Выявите и устраните основные причины сопротивления — Проанализируйте основные причины, активно устраняйте барьеры и планируйте мероприятия по устранению постоянных препятствий на пути внедрения.

Определив потенциальные точки сопротивления заранее, вы сможете разработать целевую тактику для их устранения до того, как они станут препятствиями. Такой упреждающий подход делает переход более плавным для всех участников.

7. Оцените и поймите риски

Риск игнорирования человеческого аспекта изменений зависит от двух ключевых факторов, о которых мы говорили ранее:

• Характер изменений — Насколько масштабны и значимы изменения?
• Характеристики организации — Какова культура компании, насколько она сопротивляется изменениям?

Учитывая эти факторы, команда по управлению изменениям может оценить общий риск и определить конкретные области беспокойства. Специалисты по управлению изменениям могут разработать планы для поддержки людей в ходе проекта и снятия их опасений.

8. Разработайте эффективный план коммуникаций

Чёткая и последовательная стратегия коммуникаций гарантирует, что все заинтересованные стороны и сотрудники будут информированы и смогут подготовиться надлежащим образом. Это укрепляет доверие, снижает тревожность и уменьшает слухи, которые могут вызвать сопротивление. Вот как создать план коммуникаций для вашей инициативы:

• Определите, что нужно сообщить — Определите всю информацию, которую заинтересованные стороны должны знать до и во время изменений. Это включает "что" и "почему" изменений, их влияние, преимущества, временные рамки и этапы реализации. Назначьте ответственных за отправку сообщений и определите, какие именно сообщения каждый должен отправить.
• Выберите методы и каналы — Решите, какие платформы вы будете использовать для каждого типа коммуникации. Например, общие собрания, презентации и электронные рассылки хорошо подходят для общения на уровне всей организации. Сотрудники или заинтересованные стороны с конкретными вопросами или опасениями могут использовать внутренние инструменты, такие как Slack или Microsoft Teams.

Используйте чек-лист коммуникаций Prosci для создания детализированного плана коммуникаций. Реализуя этот план, вы сможете повысить вовлечённость сотрудников и снизить сопротивление.

9. Контролируйте ход изменений

Регулярно отслеживайте прогресс ключевых элементов вашей инициативы. Сравнивайте ее с поставленными целями и задачами, включая краткосрочные этапы и долгосрочные результаты, чтобы получить чёткий план достижения успеха.

Используйте дэшборды, опросы, механизмы обратной связи и бенчмаркинг, чтобы понять, на каком этапе находится ваш проект. Также запланируйте регулярные встречи команды по управлению изменениями с другими ключевыми заинтересованными сторонами для оценки прогресса.

Чтобы оценить эффективность мероприятий по управлению изменениям, используйте как количественные, так и качественные данные:

• Количественные показатели — Включают такие метрики, как экономия затрат, эффективность использования времени, показатели продаж или оценки удовлетворенности клиентов.
• Качественная обратная связь — Отзывы сотрудников, клиентов и мнения заинтересованных сторон могут дополнить количественные данные и указать области для улучшения.

Вот руководство по метрикам для оценки управления изменениями, которое даёт полное представление о результатах вашей инициативы.

Используйте собранные данные для принятия обоснованных решений. Если определённые аспекты изменений не соответствуют ожиданиям, примените анализ данных, чтобы выяснить причины. Затем адаптируйте и уточните стратегию управления изменениями по мере необходимости.

10. Закрепите изменения

Не останавливайтесь на достигнутом после запуска. Закрепление изменений — это ключевой элемент.

Влияние планирования закрепления на успех проекта

Исследования Prosci в области лучших практик управления изменениями показали, что 81% тех, кто запланировал действия по закреплению и поддержке изменений, достигли или превзошли цели проекта. Это указывает на то, что закрепление новых моделей поведения, систем или бизнес-процессов, внедрённых в рамках управления изменениями, жизненно важно для превращения временных изменений в устойчивые привычки. Этого можно достичь с помощью:

• Празднования успехов — Признавайте достижения, большие или маленькие, чтобы поддерживать высокий уровень мотивации.
• Предоставления постоянной поддержки — Обеспечьте ресурсы, обучение и ответы на вопросы для поддержания успеха.
• Подчёркивания положительных эффектов — Демонстрируйте, как изменения приносят пользу организации и её сотрудникам.

Закрепляя изменения, вы можете сделать их прочной частью операционной и культурной структуры, обеспечивая устойчивые преимущества.

Следует ли использовать одну стратегию для управления изменениями?

Единый подход не подходит для управления изменениями. Рассмотрим такие ситуации:

• Слияние с крупной компанией
• Переход поставщиков на новую онлайн-систему
• Переезд в другой офис
• Внедрение новой системы управления ресурсами предприятия (ERP)
• Смена руководства

Эти изменения различаются и каждое требует управления изменениями для успеха. Все они влияют на людей и их работу, могут столкнуться с медленным принятием и низкой степенью использования. Каждый из них несёт риски, связанные с возможным формальным отношением сотрудников или их сопротивлением.

Не все изменения требуют одинаковых усилий по управлению изменениями. Наиболее эффективный подход варьируется в зависимости от конкретного проекта. Стратегии управления изменениями помогают определить объём и тип поддержки, необходимые для успешного перехода, с учётом уникальных обстоятельств вашей инициативы.

Что происходит дальше?

Разработка стратегий управления изменениями — это важный первый шаг в любой трансформации. Это дорожная карта проекта, которая помогает принимать обоснованные решения и вдохнуть жизнь в процесс изменений. Эта стратегия чётко определяет, кто будет затронут и как изменения повлияют на организацию.

Стратегия управления изменениями служит основой для разработки планов по управлению изменениями. Ваша стратегия задаёт высокоуровневое направление, в то время как основные планы управления изменениями переводят это направление в конкретные, практические шаги для успешной реализации.