Организации должны последовательно помогать людям принимать и использовать изменения в долгосрочной перспективе, чтобы оставаться конкурентоспособными. Эксперты по управлению изменениями достигают этого путем создания и следования плану по управлению изменениями, который описывает шаги, связанные с выполнением и поддержанием изменения.  

В этой статье объясняется, как разработать план по управлению изменениями для проекта или инициативы с использованием 3-фазного процесса Prosci. Мы также предоставим лучшие практики для создания эффективного плана.  

Что такое план по управлению изменениями? 

План по управлению изменениями — это структурированный документ, в котором излагаются стратегии и действия, необходимые для того, чтобы провести отдельных лиц и организацию через процесс изменений. В нем подробно описываются шаги по подготовке, оснащению и поддержке людей для достижения успешного принятия, включая коммуникации, обучение, предотвращение сопротивления, оценки и другие мероприятия.  

Эксперты по управлению изменениям используют структурированный подход к управлению изменениями, такой как методология Prosci, для разработки стратегии, внедрения и управления человеческой стороной изменений. План по управлению изменениями является ключевой частью этого подхода. Он содержит действия, необходимые организации для подготовки и обучения людей для перехода от текущего состояния (как обстоят дела сегодня) к желаемому целевому состоянию. 

Чтобы создать план по управлению изменениями, эксперты по управлению изменениями следуют 3-фазному процессу Prosci. Пошаговый процесс описывает все действия и мероприятия, необходимые для достижения успешного организационного изменения. В конце первой фазы (Фаза 1 – Подготовка подхода) у вас будет Мастер-план по управлению изменениями. 

Мастер-план по управлению изменениями может включать отдельные планы для основных мероприятий, таких как План обучения, План для руководителей среднего звена и План спонсора. Вы также можете создать План коммуникаций для эффективной отправки ключевых сообщений. 

Но иногда нет смысла создавать все отдельные планы. Методология Prosci уникальна тем, что она масштабируется для изменений любого размера. Если ваше изменение небольшое, с низким уровнем риска или менее сложное, или если вы новичок в управлении изменениями, вы можете создать упрощенный план по управлению изменениями, называемый Планом по модели ADKAR. Если ваше изменение похоже на многие сегодняшние — сложное, с высоким уровнем риска и далеко идущее — План по модели ADKAR послужит основой для ваших детальных планов, одновременно согласуясь с организационными целями изменения. 

Зачем вам нужен план по управлению изменениями? В недавнем исследовании 52% руководителей заявили, что не были полностью готовы к реагированию на изменения в своей бизнес-среде. Планы по управлению изменениями, как часть более крупной детальной методологии управления изменениями, могут помочь этим организациям создать рабочую культуру, способную эффективно принимать изменения. 

Шаблон плана по управлению организационными изменениями 

Используйте наш 3-фазный процесс в качестве шаблона для разработки детальных планов по управлению изменениями. Или скачайте наш шаблон плана по управлению изменениями, чтобы разработать упрощенный план для небольших изменений с низким уровнем риска. 

3-фазный процесс Prosci 

Фаза 1 – Разработка подхода 

На этой фазе эксперты по управлению изменениями и организация работают над пониманием масштаба и влияния изменения, устанавливают четкие цели и разрабатывают стратегию управления изменениями, которая соответствует организационным целям. Цель состоит в том, чтобы оценить готовность организации к изменениям, определить ключевых заинтересованных сторон и разработать кастомизированный план, чтобы провести затронутых лиц через изменение. 

Важной частью этой фазы является получение необходимой приверженности и ресурсов от лидеров и руководителей высшего звена. Лидеры, которые являются активными и видимыми спонсорами, являются главными факторами успеха изменений. 

Эффективные спонсоры мотивируют сотрудников участвовать в изменениях, принимают ключевые решения и поощряют своих коллег быть сторонниками изменений и формировать коалицию спонсоров. 

Фаза 2 – Управление изменениями 

На этой фазе основное внимание уделяется реализации, поскольку команда по управлению изменениями выполняет стратегию, разработанную на фазе 1. Команда по управлению изменениями также работает над вовлечением заинтересованных сторон и обеспечением готовности сотрудников к принятию нового способа работы. 

Фаза 2 посвящена обеспечению успешного внедрения изменений и тому, что организация остается на пути к достижению своих целей. Эксперты по управлению изменениями используют четыре основных плана: 

• План спонсора – Поскольку спонсоры жизненно важны для успеха, этот план направлен на активизацию спонсоров, помогая им понять свою роль и предоставляя поддержку, чтобы они могли выполнять свои обязанности перед сотрудниками. 

• План для руководителей среднего звена – Руководители среднего звена считаются руководителями сотрудников во время изменений. Они напрямую влияют на то, как сотрудники воспринимают изменения и реагируют на них. Эксперты по управлению изменениями создают План для руководителей среднего звена, чтобы помочь им выполнять свои роли CLARC. 

• План коммуникаций – Экспертам по управлению изменениями необходим динамичный План коммуникаций для определения различных групп затронутых лиц, разработки ключевых сообщений для каждой из них и отправки их по правильным каналам правильными отправителями. 

• План обучения – Сотрудникам необходимо обучение для освоения новых навыков и адаптации к новым системам. Чтобы эффективно это сделать, команды по управлению изменениям создают План обучения, который определяет группы, нуждающиеся в обучении, а также связанные с этим требования. 

Основные планы рекомендуются в процессе управления изменениями, но могут потребоваться дополнительные «Расширенные планы». Примеры включают: 

• План управления сопротивлением – Этот план определяет источники и формы сопротивления, шаги по их устранению и лиц, участвующих в управлении сопротивлением. Этот план не является обязательным при использовании 3-фазного процесса Prosci, поскольку проактивное предотвращение сопротивления встроено в эту структуру. 

• План сети агентов изменений – Сеть агентов изменений — это группа лиц, представляющих интересы конкретных затронутых групп. Эксперты по управлению изменениями используют План сети агентов изменений для руководства деятельностью сети. 

Необходимые вам планы по управлению изменениями будут зависеть от вашего конкретного проекта и организационных потребностей. Вы можете модифицировать эти планы, чтобы удовлетворить потребности затронутых сотрудников по мере их продвижения через изменения. 

Специалисты по управлению изменениям также используют инструменты, такие как Kaiya™, экспертный инструмент Prosci на базе искусственного интеллекта для управления изменениями, чтобы находить основанные на исследованиях ресурсы, идеи и решения для своих инициатив по изменениям. 

Фаза 3 – Закрепление результатов 

На заключительной фазе основное внимание уделяется измерению эффективности изменения и его закреплению для обеспечения долгосрочного успеха. Эксперты по управлению изменениями стремятся внедрить новые модели поведения или системы в культуру организации, чтобы они стали новой нормой. 

Закрепление помогает организациям реализовать все установленные выгоды от инициативы по изменениям, а не довольствоваться частичными результатами, которые они получают в процессе первоначального внедрения. Эксперты по управлению изменениями используют мероприятия по закреплению, чтобы сотрудники действительно изменили свой способ работы. 

Закрепление может включать в себя празднования и награды для сотрудников, которые приняли изменения, признание со стороны спонсоров высокого уровня или наглядные информационные дэшборды, демонстрирующие положительное соблюдение изменений. 

Планирование закрепления и устойчивости также повышает показатели успеха проектов. Согласно исследованию Prosci, 81% участников, которые планировали мероприятия по закреплению, достигли или превысили свои цели. Этот показатель упал до 15% для тех, у кого не было стратегий закрепления. 

Влияние планирования мероприятий по закреплению на успех проекта 

После того как проект считается завершенным, эксперты по управлению изменениями передают ответственность за долгосрочные мероприятия по закреплению соответствующим командам внутри организации. 

Лучшие практики по разработке плана по управлению изменениями 

Вот пять лучших практик для создания всеобъемлющего и эффективного плана по управлению изменениями: 

1. Установите четкие цели 

Установление четких и измеримых целей является основой любого успешного плана по управлению изменениями. Определение целей помогает согласовать всех участников и обеспечивает дорожную карту для достижения желаемых результатов. 

Модель Prosci Change Triangle (PCT) и оценка PCT являются отличными инструментами для начала проекта. Они используются на первом этапе 3-фазного процесса для создания общего определения успеха. 

Модель также подчеркивает связь между 4 ключевыми аспектами (успех, лидерство/спонсорство, управление проектами и управление изменениями) успешных изменений. 

Модель Prosci Change Triangle (PCT)  

Четко сформулированные цели помогают людям на всех уровнях организации понять «почему» происходят изменения и чего они направлены достичь. 

Вы можете использовать модель PCT и оценку PCT на протяжении всего процесса управления изменениями, чтобы помочь людям «быть на одной странице», точно оценивать состояние проекта и повышать вероятность успеха. 

2. Вовлеките всех заинтересованных сторон 

Вовлечение всех соответствующих заинтересованных сторон в процесс внедрения проекта имеет решающее значение для его успеха. Заинтересованными сторонами являются все, кто подвергается влиянию изменений, включая сотрудников, клиентов, поставщиков и руководство. 

В недавнем опросе 29% участников заявили, что не чувствуют себя вовлеченными, когда в их организации происходят изменения. 

Вовлекая заинтересованные стороны на ранних этапах и регулярно, вы можете вовлекать сотрудников, собирать ценную информацию, решать проблемы и заручиться поддержкой изменений. Это также обеспечивает открытость каналов связи и интеграцию обратной связи в процесс. 

Вовлечение может осуществляться с помощью эффективных коммуникационных стратегий, опросов, фокус-групп и других тактик. Сотрудники, которые чувствуют себя вовлеченными, с большей вероятностью поддержат изменения и предложат идеи, которые улучшат процесс изменений. 

3. Поддержите своих спонсоров 

Несмотря на то, что спонсорство имеет решающее значение для успеха проекта, многие организации не обеспечивают надлежащего руководства и поддержки лидеров в их роли. Например, исследование Prosci показало, что только 50% лидеров адекватно или полностью понимали свою роль спонсоров изменений. 

Спонсоры также сталкиваются с нехваткой времени или ресурсов, а также с непониманием или недооценкой человеческой стороны изменений. Чтобы поддерживать активность спонсоров и помочь им преодолеть эти трудности в ходе инициатив по изменениям, эксперты по управлению изменениями могут: 

• Установить четкие договоренности о ролях и ожиданиях 

• Обеспечить открытую и прозрачную коммуникацию 

• Адаптировать свой подход к предпочтительному стилю работы спонсоров 

• Создать План спонсора, чтобы предоставить четкое и краткое руководство о том, что им нужно делать 

• Помочь спонсорам выполнить необходимые задачи, упростив их и устранив препятствия 

• Обеспечить регулярное коучинг и обратную связь для поддержания их согласованности 

Эти тактики гарантируют, что инициатива по изменениям остается приоритетной для руководителей с плотным графиком и что они могут успешно выполнять роль лидеров изменений. 

4. Сосредоточьтесь на поддержке сотрудников 

Основным фактором обеспечения плавного принятия является надлежащая поддержка затронутых лиц по мере того, как они узнают об изменениях и приобретают навыки, знания и уверенность для их принятия. 

Изменения могут быть стрессовыми, поэтому обеспечение того, чтобы сотрудники чувствовали себя подготовленными и поддержанными, поможет предотвратить сопротивление и повысить их уверенность в адаптации к новым способам работы. 

Многие организации совершают ошибку, сразу переходя к обучению, не подготовив сначала людей. Это затрудняет инициативы по изменениям и снижает вероятность успеха. 

В нашей модели ADKAR для индивидуальных изменений сотрудники должны сначала понять причину изменений и быть мотивированы к участию в них, прежде чем их можно будет обучать. Как только сотрудники пройдут этапы «Понимание» и «Желание» модели ADKAR, они будут готовы узнать о том, что им нужно изменить, и о навыках, которые им для этого необходимы. 

Для поддержки сотрудников во время обучения эксперты по управлению изменениями должны разработать план обучения, соответствующий различным ролям, и проводить обучение по соответствующим каналам. Это могут быть очные семинары, онлайн-модули или коуч-сессии. 

Сотрудникам также необходимо предоставить достаточно времени для изучения и практики новых навыков, систем и процессов. Эксперты по управлению изменениями должны отслеживать прогресс сотрудников и при необходимости корректировать план изменений. Спешка в обучении только создаст барьеры, которые вызовут сопротивление, низкий уровень развития навыков и неудачное закрепление. 

5. Создайте культуру, готовую к изменениям 

Культура, готовая к изменениям, — это такая культура, в которой сотрудники подготовлены, оснащены и поддерживаются для принятия постоянного совершенствования и инноваций. Это помогает людям более эффективно адаптироваться к изменениям, что приводит к созданию гибкой и адаптивной команды. 

Сильное руководство помогает сформировать такое мышление, но организации должны внедрять конкретные стратегии закрепления, чтобы закрепить и поддерживать эту культуру и помочь сотрудникам стать более устойчивыми и адаптируемыми к будущим преобразованиям. 

Например, внедрение механизмов постоянной обратной связи от сотрудников и заинтересованных сторон может способствовать непрерывному совершенствованию, одновременно помогая решать любые проблемы в достижении положительных результатов изменений. 

Добейтесь успеха с помощью шаблона плана по управлению изменениями Prosci 

План по управлению изменениями является жизненно важным ресурсом, который направляет процесс изменений. Эксперты по управлению изменениями должны создать подробный план по управлению изменениями, отражающий культуру и цели их организации. 

Если вы еще не готовы применять методологию Prosci и План по модели ADKAR, вы можете использовать наш бесплатный шаблон, чтобы начать свой путь к успеху в изменениях, получив общее представление о ключевых аспектах планирования управления изменениями. 

Помните, что упрощенного шаблона плана по управлению изменениями будет недостаточно, когда вам необходимо достичь результатов от сложных организационных изменений, снизить организационные риски или продемонстрировать значимый возврат на инвестиции (ROI). Вы можете научиться применять 3-фазный процесс Prosci для создания гибкого, но организованного Мастер-плана по управлению изменениями, посетив программу сертификации Prosci по управлению изменениями. И вы получите экспертное руководство, цифровые инструменты и передовые отраслевые исследования, необходимые для успешного осуществления изменений сейчас и в будущем. 

Источник: https://www.prosci.com/blog/change-management-plan-template