Используйте этот чек-лист при построении коммуникаций в рамках новых инициатив и проектов изменений. Вы также можете применять этот список для оценки эффективности уже существующей коммуникационной деятельности.

10 пунктов чек-листа по коммуникациям в управлении изменениями

1. Используйте предпочтительных отправителей для рассылки сообщений в вашей организации

Исследования лучших практик по управлению изменениями показывают, что сотрудники предпочитают получать сообщения от двух категориях коллег:

• Высшее руководство – сообщения от организации, включая бизнес причины изменений;

• Непосредственные руководители или руководители среднего звена – сообщения о влиянии изменений на сотрудника.

2. Подготовьте и обучите предпочтительных отправителей сообщений

Одна из важных ключевых ролей специалиста по управлению изменениями-это подготовка и обучение предпочтительных отправителей сообщений (т. е. высших руководителей и менеджеров по персоналу) для эффективной трансляции сообщений об изменениях. Это включает в себя подготовку ключевых сообщений, согласование действий отправителей, соблюдение последовательности передачи сообщений, а также составление графика выхода этих сообщений. Подготовка должны также включать в себя обучение предпочитаемых отправителей на тему "как наиболее эффективно доносить ключевые сообщения".

3. Убедитесь, что предпочтительные отправители в первую очередь отвечают на правильные вопросы

Когда люди узнают об изменении, их первый вопрос: «Почему это происходит?». Но когда руководители отвечают, они обычно делятся видением будущего состояния, которое наступит после реализации изменения. А команды проектов склонны сосредотачиваться на информировании о самом решении. Оба ответа фокусируются на изменении, но они отвечают на «что», а не на «почему".

Первые коммуникации об изменении всегда должны сосредотачиваться на: 1) почему происходит изменение, 2) почему это происходит сейчас, и 3) что произойдет, если изменение не произойдет. Внутренние коммуникации должны постоянно отвечать на вопрос «Почему?» на протяжении всего жизненного цикла проекта. Фокус на «Почему» особенно важен в проектах изменений, где между первой коммуникацией и началом реализации проходит значительное время.

4. Ответьте на вопрос «Что это значит для меня?»

"Что это значит для меня?" - этот вопрос люди задают всегда в процессе изменений, даже если изначально все кажется позитивным. Изменение - это личный выбор человека и сообщение найдет отклик у человека, если в нем будет говориться о том, что его волнует. Чтобы повлиять на желание сотрудников участвовать в изменениях и поддержать их, вы должны наглядно показать им, какие улучшения произойдут или что они лично получат от этих изменений. В самом начале Вы должны знать ответ на вопрос сотрудников "Что это значит для меня?"

5. Ключевые сообщения должны повторяться5-7 раз

При первом сообщении об изменениях люди сразу же начнут думать, как эти изменения повлияют на них, и не смогут сосредоточиться на других аспектах изменений. Если ключевые сообщения будут повторять авторитетные отправители, это гарантирует, что ваши сообщения будут услышаны аудиторией так, как вы задумали. Делитесь информацией чаще, чем считаете нужным.

6.Не поддавайтесь желанию общаться исключительно через команду проекта

Люди предпочитают слышать сообщения от двух ролей в организации, и ни одна из них не является руководителем проекта или менеджером по изменениям. Одна из самых больших и частых ошибок, которую вы можете сделать, – это заставить вашу проектную команду отправлять все сообщения.

7. Найдите эффективные способы взаимодействия с целевой аудиторией

Эффективный план коммуникаций использует множество каналов для контакта с сотрудниками, затронутыми изменениями. Каналы коммуникации могут включать в себя онлайн или личные встречи, обсуждения в малых группах, личные беседы, письма, презентации, мозговые штурмы, фокус-группы, деловые завтраки, интранет с вопросами и ответами, сообщения на заставке экране и т. д.

8. Уделяйте особое внимание личному общению

Согласно исследованиям Prosci, общение лицом к лицу является наиболее эффективным способом коммуникации в процессе изменений. Хотя встреча с человеком вживую - лично или онлайн - отнимает больше времени, она приносит гораздо больше пользы, чем сообщения по электронной почте.

9. Создавайте возможности для двустороннего общения

Ваш план коммуникаций должен включать в себя формат двустороннего общения. Например, руководители и топ-менеджеры напрямую взаимодействуют с сотрудниками в малых группах. Это дает возможность участникам поделиться проблемами, высказать свое мнение и задать вопросы. Двусторонняя коммуникация приводит к большей поддержке и заинтересованности в изменениях и позволяет предпочитающим отправителям отвечать на вопросы в режиме реального времени.

10. Оценивайте эффективность ваших коммуникационных сообщений

Коммуникации - это не действия, которые нужно спланировать, сделать и вычеркнуть из списка дел. Желаемый результат коммуникаций, связанных с изменениями, - это обеспечение того, чтобы люди и группы, затронутые изменениями, были хорошо информированы об изменениях и старались внедрить их в свою повседневную работу. Вам необходимо оценить, слышит ли ваша аудитория и правильно ли она интерпретирует передаваемые вами сообщения. Используйте опросы, фокус-группы и личные интервью, чтобы оценить эффективность коммуникаций и, если необходимо, принять корректирующие меры.

Источник: https://www.prosci.com/blog/communications-checklist-for-change-management