Мы выделили шесть типичных ошибок, которые встречаются при внедрении изменений. Читайте дальше, чтобы узнать, как их избежать или преодолеть и успешно реализовать изменения.

Что такое управление изменениями и почему это важно

Управление изменениями — это фреймворк, который помогает работать с «человеческой стороной» изменений и поддерживает сотрудников на протяжении всего процесса. По мере того как бизнес-цели развиваются и меняются вместе с новыми тенденциями, меняются и стратегические задачи. Эффективное управление изменениями способствует такому развитию и готовит организацию к внедрению новой стратегии.

Исследования Prosci показывают, что для успешного изменения сотрудники и руководители должны быть должным образом подготовлены к его реализации.

6 причин, по которым управление изменениями терпит неудачу

Существует множество правил для эффективного управления изменениями в организации. Ниже приведено, чего следует избегать, почему это важно и какие решения стоит применять вместо этого.

1. Недостатки в коммуникации

Исследования Prosci показывают, что неэффективная коммуникация между руководителями и сотрудниками может создавать препятствия при реализации изменений. Без четкой и последовательной коммуникации отсутствует общее понимание целей, и сотрудникам будет сложно согласовать свою работу с новыми изменениями.

Например, одна компания в сфере IT-дистрибуции хотела сократить ручной ввод данных, внедрив роботизированную автоматизацию. Однако неясная коммуникация вызвала недовольство сотрудников, которые восприняли это как угрозу их рабочим местам. На самом деле компания планировала уменьшить нагрузку на сотрудников, а не заменять их, особенно учитывая, что успешность изменений зависела от вовлеченности персонала.

Решение

Эффективная коммуникация в управлении изменениями — это не просто информирование сотрудников о предстоящих изменениях. Важно быть прозрачным относительно причин изменений, их значимости для сотрудников, влияния на их должностные обязанности и других аспектов. Наш сертификационный тренинг по управлению изменениями дает навыки, основанные на исследованиях, чтобы эффективно общаться в период изменений и успешно их реализовывать.

2. Сопротивление изменениям

Сопротивление — нормальная реакция на изменения, но при отсутствии эффективного управления им оно может привести к неудаче инициатив по изменениям. Сопротивление обычно возникает при недостаточном понимании сути изменений, привычке к текущему состоянию или страхе перед неизвестным. При проведении трансформаций важно объяснять бизнес-причины изменений и их пользу для сотрудников.

Сопротивление может замедлять успешное управление изменениями, так как реализация инициатив занимает больше времени, а эффект часто распространяется на всю организацию.

Решение

Один из способов преодолеть сопротивление — прислушиваться к самым критически настроенным сотрудникам. Может возникнуть соблазн избегать этих голосов, надеясь, что со временем они присоединятся, но внимательное выслушивание, предоставление возможности быть услышанными и предоставление им релевантной информации помогает снизить сопротивление.

Модель Prosci ADKAR® для индивидуальных изменений начинается с этапов Понимание необходимости изменений и Желание участвовать. Это связано с тем, что человек должен сначала осознать необходимость изменений, а затем почувствовать личную выгоду от участия в них.

Этапы Понимания и Желания можно развивать, делясь данными и кейсами успешных проектов изменений для преодоления сопротивления. Когда сотрудники практично понимают, как и почему происходят изменения и как они влияют на них, вероятность их поддержки и участия в процессе значительно возрастает.

3. Недостаток закрепления изменений

Механизмы закрепления крайне важны для поддержания изменений, так как сотрудники могут вернуться к старым привычкам. Без закрепления инициативы по изменениям могут не стать частью организационной культуры, что делает их внедрение значительно сложнее.

Закрепление помогает сотрудникам лучше понимать цели и задачи инициативы по изменениям. Однократное сообщение о предстоящих изменениях не приведет к вовлечению всей организации. Постоянное закрепление позволяет устранить недочеты, ответить на вопросы и согласовать действия организации с инициативой изменений.

Решение

Закрепление является заключительным этапом модели Prosci ADKAR, которая дает рекомендации по поддержанию изменений после их внедрения. Руководители могут закреплять изменения, предоставляя сотрудникам обратную связь о том, насколько хорошо они адаптировались к процессу трансформации, и предлагая способы улучшения при необходимости. Награды и признание способствуют закреплению новых моделей поведения, соответствующих изменениям.

Также закрепление изменений можно осуществлять путем измерения результатов и внедрения механизмов ответственности. Важно не тратить впустую время и ресурсы, вложенные в внедрение изменений, из-за отсутствия их закрепления.

4. Недостаточная поддержка со стороны спонсоров

Спонсоры напрямую подотчетны руководству организации, предоставляют поддержку и ресурсы, а также задают тон изменений. Они понимают культурные ценности организации и обеспечивают соответствие процесса управления изменениями этим ценностям.

Однако поддержка со стороны спонсоров может стать причиной неудач в управлении изменениями, если у спонсоров нет времени и ресурсов или они недооценивают важность «человеческой стороны» изменений. Согласно каждому исследованию Prosci с 1998 года, спонсорство является ключевым фактором успешных изменений, но одновременно оно может быть одной из главных причин неудач.

Эффективный спонсор должен понимать свою роль в процессе изменений, необходимые ресурсы и цель инициативы.

Решение

Модель Prosci ABC спонсорства основана на более чем двадцатилетнем исследовании лучших практик управления изменениями:

• A (Active and visible participation — активное и видимое участие на протяжении проекта) — постоянное присутствие спонсора создает и поддерживает импульс изменений
• B (Build a coalition — формирование коалиции спонсоров) — главный спонсор должен привлекать ключевых заинтересованных лиц и руководителей, чтобы продвигать изменения и обеспечить их распространение по всей организации
• C (Communicate — коммуникация поддержки и продвижение изменений среди затронутых групп) — своевременное и правильное информирование во время изменений крайне важно, и спонсоры должны действовать проактивно

Используйте чек-лист Prosci по активации спонсора, чтобы убедиться, что ваши спонсоры оснащены всем необходимым для успешного выполнения своей роли.

5. Отсутствие согласованности

Согласно исследованиям, 74% руководителей утверждают, что вовлекают сотрудников в инициативы по изменениям, однако лишь 42% сотрудников ощущают своё участие. Отсутствие согласованности целей и задач значительно усложняет принятие изменений сотрудниками.

Команды проектов, руководство и менеджеры должны быть согласованы с ежедневной рабочей деятельностью и целями в процессе изменений. Отсутствие согласованности может привести к потере доверия, что отражается на восприятии руководства сотрудниками и влияет на мотивацию и моральный дух.

Решение

Процесс Prosci в 3 фазах представляет собой структурированный и адаптируемый подход, который помогает людям принимать изменения в масштабе организации.

• Фаза 1 — Разработка подхода включает понимание конечной цели, определение того, кто должен изменить свою работу, и каких действий требует успех. Четкое понимание этих аспектов с самого начала помогает всем участникам оставаться согласованными и создает пространство для уточнения любых неясностей.
• Фаза 2 — Управление изменениями является самой длительной и сосредоточена на подготовке и обеспечении сотрудников инструментами для прохождения процесса изменений. Первые две фазы обеспечивают согласованность между руководством, менеджментом и командами проектов.
• Фаза 3 — Закрепление результатов рассматривает, что необходимо для достижения долгосрочных результатов и кто будет нести ответственность за результаты после завершения проекта или инициативы.

6. Конфликт культур

Культура компании играет ключевую роль в том, насколько успешно она может управлять изменениями. Согласно исследованию Prosci «Лучшие практики управления изменениями», 59% участников считают, что осведомленность об организационной культуре крайне важна. История трудностей с адаптацией к изменениям, внутренние политические процессы и существующие «силосы» могут способствовать формированию культуры, устойчивой к изменениям. Работа с этими аспектами организационной культуры необходима для повышения вероятности успешной реализации инициатив по изменениям.

Другие исследования показывают, что 80% сотрудников сталкиваются с культурными противоречиями или конкурирующими приоритетами, и многие рискуют выполнять неверные задачи, так как процесс изменений не согласован с их повседневной деятельностью.

Несогласованность между инициативами по изменениям и корпоративной культурой приводит к путанице и снижению продуктивности, если сотрудники не выполняют задачи, необходимые для успешного внедрения изменений.

Решение

Первый этап модели Prosci ADKAR — Понимание необходимости изменений. Осознание необходимости изменений формирует более четкое понимание инициативы, что позволяет сотрудникам согласовать свои действия с процессом изменений. Это помогает преодолеть некоторые трудности, возникающие в компаниях с ранее устойчивой к изменениям культурой.

Чем лучше сотрудники понимают, почему необходимо изменение, тем меньше они проявляют сопротивление. Это повышает вероятность успешной реализации трансформации в организации.

Почему управление изменениями терпит неудачу и как этого избежать

Неудачи в управлении изменениями случаются, но одной из главных причин является чрезмерный фокус организаций на технической стороне изменений вместо людей, которые будут их внедрять и использовать. Мы разработали методологию Prosci для управления изменениями, чтобы эффективно учитывать как технические, так и человеческие аспекты, а также помогать организациям укреплять свои позиции в процессе трансформации.

Источник: https://www.prosci.com/blog/why-change-management-fails