Хотя бывает сложно подключиться на ранней стадии, когда конкретные детали ещё не определены или продолжают формироваться, ожидание тоже имеет свои последствия. Не позволяйте этой неопределённости остановить вас. Даже при неполной информации вы, как практик по управлению изменениями, можете внести значимый вклад, если начнёте действовать заранее.

Последствия позднего начала применения управления изменениями

В условиях высокой неопределённости может показаться, что лучше подождать, пока не будет полной информации — чтобы избежать переделок, сократить расходы и не путать сотрудников. Однако откладывание начала управления изменениями на более поздние этапы проекта создаёт новые проблемы. В итоге это может подорвать результаты проекта и снизить эффективность всей работы по управлению изменениями.

К счастью, исследования Prosci дают практические рекомендации, которые можно применить сразу, чтобы продвигать изменения вперёд — даже если информация по проекту пока неполная.

Что делать, если информации недостаточно

Когда на старте проекта ещё не ясны решения и детали проектного дизайна, что реально можно предпринять, чтобы продвинуть проект и людей вперёд на пути важных изменений? Участники исследования Лучших практик по управлению изменениями Prosci поделились рядом полезных подходов. Эти рекомендации остаются актуальными и сегодня — они действительно «вне времени».

Основные рекомендации по действиям:

1. Разработайте план коммуникаций, описывающий ожидаемые результаты и необходимость изменений

Коммуницируйте открыто и регулярно, чтобы повысить прозрачность и уровень понимания изменений. Включайте в сообщения описание ожидаемых результатов, необходимость изменений и существующие пробелы в информации. Установите ожидания относительно коммуникаций, определив чёткие и структурированные каналы для обмена информацией.

2. Проанализируйте «организационный климат», риски и зоны сопротивления

Используйте системные и измеримые инструменты для анализа «организационного климата» и реакции организации на изменения. На практике применяются такие методы, как оценка влияния изменений, оценка готовности к изменениям, оценка организационной культуры и оценка уровня «насыщенности изменениями». Определите и зафиксируйте типичные или исторически возникавшие риски, зоны сопротивления и проблемные точки — как для организации в целом, так и для конкретного проекта.

3. Определите заинтересованные стороны и вовлеките их в разработку решения

Проведите анализ заинтересованных сторон и категоризируйте их в какой степени онм будут затронуты изменениями. Вовлекайте стейкхолдеров и конечных пользователей в процесс проектирования решения — в зависимости от того, насколько близко они связаны с изменением. Это поможет повысить уровень вовлечённости и поддержки.

4. Разработайте гибкий, верхнеуровневый план по управлению изменениями

Создайте верхнеуровневый план по управлению изменениями, в котором определите ключевые результаты работы команды по управлению изменениями, сроки их реализации и необходимые ресурсы. Проектируйте этот план с возможностью адаптации — чтобы в дальнейшем можно было вносить корректировки по мере появления новой информации и аналитических данных.

5. Интегрируйте планы по управлению изменениями и управлению проектом

Интегрируйте мероприятия по управлению изменениями в план управления проектом с самого начала для закрепления управления изменениями как неотъемлемую и ценную часть проекта. Отразите необходимость управления изменениями в бизнес-кейсе, документируйте измеримые выгоды, возврат инвестиций (ROI) и статистику успешных действий по управлению изменениями. Логически свяжите активность по управлению изменениями с этапами и результатами проекта в его календарном плане.

6. Определите и заручитесь поддержкой спонсоров изменений

На раннем этапе проекта выявите спонсоров изменений, чтобы своевременно обнаружить и проработать возможное сопротивление среди руководителей. Обеспечение поддержки со стороны спонсоров изменений помогает направлять процесс изменений в соответствии с целями и графиком проекта.

7. Назначьте и обучите команду по управлению изменениями

Назначьте членов команды по управлению изменениями и обеспечьте их полноценное обучение по выбранной методологии. Команда должна сформировать базовое понимание процесса управления изменениями и донести его до всех групп заинтересованных сторон, объяснив ключевые роли и основные шаги методологии.

Источник: https://www.prosci.com/blog/how-to-start-managing-change-when-the-change-is-unclear