В этой статье рассмотрены ключевые принципы, этапы и лучшие практики, которые помогают эффективно управлять человеческой стороной изменений при внедрении SAP.

Что такое управление изменениями при внедрении SAP

SAP представляет собой систему класса ERP (Enterprise Resource Planning), которая позволяет организациям управлять ключевыми бизнес-функциями, включая финансы, управление персоналом и цепочки поставок, в единой системе. Поскольку решения SAP затрагивают практически все подразделения компании, их внедрение часто приводит к пересмотру бизнес-процессов, структуры данных и способов работы сотрудников.

Несмотря на значительные преимущества, проекты внедрения SAP отличаются высокой сложностью и сопровождаются рядом типичных трудностей. Среди них:

• нехватка специалистов, обладающих необходимой экспертизой
• сопротивление изменениям
• недостаточное обучение пользователей
• сложность системы
• неясность ролей и зон ответственности

Без продуманного подхода к человеческой стороне изменений сотрудники могут столкнуться с трудностями при использовании новой системы. Это приводит к ошибкам, обходным решениям и риску недостижения целей трансформации. Именно поэтому управление изменениями играет критическую роль в обеспечении принятия изменений, снижении сопротивления и достижении бизнес-результатов.

Ключевые принципы организационного управления изменениями при внедрении SAP

Исследования Prosci, основанные на опыте более 1700 практиков по управлению изменениями, выделяют несколько принципов, которые помогают организациям успешно преодолевать человеческие аспекты трансформации при внедрении SAP.

Обучение и развитие необходимых компетенций

Внедрение новой системы SAP требует новых знаний, инструментов и возможностей для развития, необходимых для устойчивого изменения поведения сотрудников.

Персонализированное обучение помогает сотрудникам приобрести знания и развить способность эффективно использовать новую систему в долгосрочной перспективе.

Проверенные подходы включают:

• проведение практических обучающих программ, адаптированных под конкретные роли сотрудников
• использование игровых механик, включающих задания и вознаграждения для повышения вовлеченности и развития навыков
• организацию перекрестного обучения и обмена опытом между сотрудниками для формирования коллективной экспертизы

Стратегии вовлечения и коммуникации

Программы внедрения SAP затрагивают широкий круг заинтересованных сторон: от линейных сотрудников до руководителей высшего звена. Их поддержка имеет решающее значение для успеха проекта.

Раннее вовлечение заинтересованных сторон помогает сформировать чувство причастности, подготовить сотрудников к изменениям ролей и процессов, а также снизить сопротивление изменениям.

Не менее важно поддерживать открытый, честный и двусторонний диалог на протяжении всего проекта, включая использование механизмов обратной связи. Создание структурированных возможностей для обсуждения проблем и влияния на решения помогает сотрудникам чувствовать себя услышанными и получать необходимую поддержку в ходе внедрения SAP.

Системный подход к непрерывному совершенствованию

Запуск системы SAP является лишь первым этапом изменений.

Организациям необходимо формировать культуру адаптивности и непрерывного совершенствования, стимулируя сотрудников осваивать новые знания и использовать расширенные возможности системы по мере их появления.

Например, поэтапное внедрение позволяет снизить нагрузку на сотрудников, обеспечить постепенную адаптацию и распределить обучение во времени.

Кроме того, поддержка должна продолжаться и после запуска системы. Коучинг, консультации и регулярные встречи помогают устранить пробелы в знаниях и укрепить новые способы работы.

Использование влияния и признания достижений

Успешные SAP-трансформации требуют мотивации сотрудников к принятию и поддержанию новых способов работы.

Для этого важно выявлять и развивать агентов изменений, которые могут выступать сторонниками новой системы SAP и демонстрировать желаемые модели поведения. Такие сотрудники помогают сделать изменения более понятными и усиливают ключевые сообщения об изменениях внутри организации.

Не менее важны механизмы признания и поощрения усилий сотрудников на протяжении всего пути изменений. Празднование промежуточных успехов, признание достижений отдельных сотрудников и команд, а также демонстрация первых положительных результатов помогают сохранять динамику изменений.

Организационная поддержка и спонсорство изменений

Сильное лидерство и активное спонсорство являются фундаментом любого проекта внедрения ERP-системы, включая SAP.

Активные и заметные спонсоры изменений обеспечивают необходимую поддержку проекта и подтверждают его важность для всей организации.

Спонсоры должны:

• формировать и транслировать видение изменений
• объяснять причины изменений
• демонстрировать новые модели поведения собственным примером

Кроме того, руководителям важно создавать психологически безопасную среду, в которой сотрудники могут открыто высказывать опасения, задавать вопросы и обращаться за помощью. Такой подход способствует более успешному внедрению изменений.

Этапы внедрения организационного управления изменениями при SAP-трансформации

Успешное внедрение SAP требует структурированного подхода к человеческой стороне изменений, который должен быть интегрирован с технической частью проекта.

Ниже представлены пять ключевых шагов.

1. Проведите оценку готовности организации к изменениям

Масштабные инициативы, такие как внедрение SAP, могут оказаться слишком сложными или ресурсоемкими для организации. В результате возникает риск провала трансформации и потери инвестиций.

Оценка готовности к изменениям позволяет определить вероятность успеха инициативы и понять, какие дополнительные ресурсы или меры поддержки могут потребоваться.

Такая оценка обычно включает:

• организационную готовность
• отношение сотрудников к изменениям
• индивидуальную готовность к изменениям

2. Определите масштаб и цели внедрения SAP

Внедрение SAP затрагивает множество функций, процессов и групп пользователей. Поэтому важно четко определить:

• что именно изменится
• кого затронут изменения
• каких результатов необходимо достичь

Трехфазный процесс Prosci предоставляет структурированный и одновременно гибкий подход к управлению изменениями на уровне организации.

На Фазе 1 — Разработка подхода практики по управлению изменениями определяют:

• каких целей организация стремится достичь
• как изменения повлияют на сотрудников
• какие шаги необходимы для достижения успеха

3. Разработайте комплексный план управления изменениями

На второй фазе трехфазного процесса Prosci планы превращаются в конкретные действия.

На этом этапе определяются способы подготовки, оснащения и поддержки сотрудников, которых затрагивают изменения.

Также внимание уделяется:

• мониторингу прогресса
• закреплению результатов
• корректировке стратегии управления изменениями на основе полученного опыта

Организационные изменения происходят только тогда, когда меняются отдельные люди.

Поэтому мероприятия данной фазы помогают сотрудникам пройти через переходы модели ADKAR®:

• Понимание необходимости изменений
• Желание участвовать в изменениях и поддерживать их
• Знание
• Способность
• Закрепление изменений для устойчивости

Это создает основу для успешных организационных изменений.

4. Разработайте план коммуникации для информирования и вовлечения сотрудников

В рамках Фазы 2 — Управление изменениями формируется план коммуникации.

Четкая и последовательная коммуникация помогает снизить неопределенность и укрепить доверие сотрудников во время SAP-трансформации.

Эффективный план коммуникации позволяет:

• определить ключевые аудитории
• подготовить целевые сообщения
• выбрать наиболее подходящие каналы взаимодействия

Интеграция коммуникационных мероприятий в общий план проекта и план управления изменениями обеспечивает своевременную доставку информации на каждом этапе внедрения.

5. Обеспечьте обучение и поддержку для развития навыков

SAP внедряет новые процессы, терминологию и способы работы с системой.

Поэтому сотрудникам требуется практическое обучение, ориентированное на их роль и задачи, чтобы успешно пройти этапы Знание и Способность модели ADKAR.

Обучение должно:

• учитывать роли и ответственность сотрудников
• включать практическую отработку навыков
• сопровождаться поддержкой в процессе применения новых знаний на практике

Лучшие практики управления изменениями при внедрении SAP

Следующие рекомендации помогают организациям минимизировать негативное влияние изменений, ускорить принятие новых решений и обеспечить долгосрочную отдачу от инвестиций в SAP.

Используйте структурированный подход к управлению изменениями

Проверенные методологии, такие как Prosci, помогают:

• вовлекать заинтересованные стороны на ранних этапах
• создавать эффективные программы обучения
• обеспечивать прозрачную и последовательную коммуникацию

Отслеживайте результаты и поддерживайте непрерывное совершенствование

Важно:

• использовать регулярную обратную связь
• отслеживать ключевые показатели эффективности
• обеспечивать поддержку и дополнительное обучение после запуска системы

Проектируйте процессы в соответствии со стратегией бизнеса

Необходимо оптимизировать бизнес-процессы до настройки SAP и обеспечивать связь между целями системы и стратегическими задачами организации, чтобы сотрудники понимали смысл изменений.

Планируйте заранее и начинайте подготовку как можно раньше

Повышайте качество подготовки и сбора требований на ранних этапах проекта, а при необходимости привлекайте дополнительные ресурсы и внешнюю экспертизу по управлению изменениями.

Примеры успешного внедрения SAP

Международная продовольственная компания превзошла ожидания при внедрении SAP

Международная компания пищевой отрасли запустила трехлетнюю программу внедрения единой платформы SAP, которая должна была заменить шесть устаревших систем.

Команда использовала программы сертификации Prosci для масштабирования компетенций в области управления изменениями.

Применяя методологию Prosci, организация успешно завершила внедрение SAP в запланированные сроки и достигла поставленных целей.

Энергетическая компания создала офис управления изменениями и успешно внедрила SAP

Компания AVANGRID приняла решение сформировать корпоративную функцию управления изменениями и инвестировала в обучение Prosci для развития внутренних компетенций. Одним из первых проектов стало внедрение SAP.

Проект был признан успешным: дополнительное обучение после запуска потребовалось лишь 10% сотрудников.

Как раскрыть ценность SAP через управление изменениями

Инициативы по внедрению SAP достигают успеха тогда, когда организация инвестирует в людей не меньше, чем в технологии. Фокус на человеческой стороне изменений позволяет превратить внедрение SAP из технического проекта в источник устойчивого стратегического преимущества. Опыт Prosci показывает: успех изменений достигается тогда, когда управление изменениями рассматривается как самостоятельная дисциплина, а не как дополнительная активность внутри проекта.

Источник: https://www.prosci.com/blog/sap-organizational-change-management-a-complete-guide