Хорошая новость заключается в том, что вы можете подготовиться к этим вопросам и поддерживать сотрудников на протяжении всего процесса управления изменениями.

Если вы являетесь менеджером по управлению изменениями, ваша задача — подготовить и подготовить спонсоров и руководителей среднего звена к их ролям в процессе управления изменениями, включая ответы на вопросы от других сотрудников. Прочитайте эту статью, чтобы лучше понять, какие вопросы могут возникнуть у сотрудников при внедрении проектов, и подготовьтесь к тому, чтобы давать на них грамотные ответы.

Самые частые вопросы сотрудников о внедрении изменений

Когда происходят организационные изменения, у людей всегда возникают вопросы. Вот 20 наиболее часто задаваемых вопросов и полезные советы для подготовки ответов, которые могут дать спонсоры и руководители, чтобы помочь людям пройти через процесс изменений:

10 вопросов, на которые должен ответить спонсор изменений

Здесь представлены 10 вопросов, с которыми может столкнуться спонсор изменений. Они касаются стратегии и причин изменений.

1. Почему изменения происходят именно сейчас?

Сотрудникам может казаться, что изменения происходят неожиданно. Однако на самом деле большинство изменений начинают формироваться за месяцы, а иногда и за годы до того, как они становятся заметны внутри компании.

Большинство крупных изменений в бизнесе происходят в ответ на изменения на внешнем рынке. Эти изменения могут привести к следующим последствиям:

1. Потеря доли рынка, что влечет за собой снижение доходов компании.
2. Новые предложения или возможности со стороны конкурентов, которые быстрее привлекают клиентов.
3. Снижение цен у конкурентов, что делает их предложения более выгодными для клиентов.
4. Появление новых возможностей для роста бизнеса.

Внешние факторы могут накапливаться постепенно, и если они уже начали влиять на результаты вашей компании, изменения необходимы немедленно. В некоторых случаях изменения следовало бы начать ещё раньше.

Как ответить: Важно объяснить причины изменений, чтобы сотрудники поняли, почему они необходимы именно сейчас и какие долгосрочные выгоды они принесут. Это поможет им лучше понять необходимость изменений и повысить их готовность к участию в процессе.

2. Каковы риски, если не менять ничего?

Когда обсуждается идея о запуске проекта, у сотрудников естественно возникают вопросы о том, какие риски могут возникнуть, если компания решит не меняться.

Для сотрудников риски могут заключаться в следующем:

1. Угроза безопасности работы. Без изменений компания может стать менее конкурентоспособной, что приведет к сокращениям или даже закрытию. А это напрямую угрожает рабочим местам сотрудников.
2. Устаревание навыков. Без адаптации к изменениям в отрасли навыки сотрудников могут устареть, что снизит их конкурентоспособность на рынке труда и возможности для карьерного роста.
3. Снижение мотивации. Застой в компании может привести к снижению мотивации, так как сотрудники видят отсутствие инвестиций в улучшение условий труда.
4. Ограниченные возможности для роста. Без изменений у сотрудников будет меньше возможностей брать на себя новые роли или обязанности, что замедлит их профессиональное развитие.
5. Недовольство работой. Продолжение использования неэффективных процессов или устаревших инструментов может привести к разочарованию и недовольству повседневной работой.

Для организации риски могут быть следующими:

1. Потеря конкурентных преимуществ. Неспособность адаптироваться к изменениям на рынке может привести к отставанию от конкурентов, утрате доли рынка и снижению доходов.
2. Отсутствие инноваций. Без изменений компания рискует упустить возможности использования новых технологий или методологий, которые могли бы способствовать будущему успеху.
3. Финансовый спад. Неспособность изменяться может привести к неэффективности и увеличению затрат, что негативно скажется на финансовых результатах и возможности инвестировать в новые направления.
4. Уход талантов. Отсутствие изменений может привести к тому, что лучшие сотрудники уйдут в компании, которые развиваются динамичнее и предлагают больше возможностей.
5. Ущерб репутации. Восприятие компании как устаревшей или сопротивляющейся изменениям может негативно сказаться на её бренде и привлекательности для клиентов и потенциальных сотрудников.

Как ответить: Объясните выгоды от внедрения изменений по сравнению с рисками, которые возникают, если ничего не менять. Это поможет всем участникам процесса осознать срочность и необходимость проектов.

3. Почему всё так срочно?

Компании не всегда делятся финансовой информацией или говорят о плохих показателях с сотрудниками. Обычно люди узнают о ситуации постфактум и не имеют представления о сроках изменений или о том, почему изменения нужно проводить так быстро.

Как ответить: Дайте сотрудникам общее представление о более широкой картине, чтобы они поняли временные рамки изменений. Если заставить сотрудников что-то менять без объяснения причин, это похоже на попытку двигать гигантский куб желе: возможно, удастся сделать какое-то воздействие, но реальных изменений не произойдёт. Как только давление исчезнет, всё вернётся на свои места.

4. Если я подожду достаточно долго, изменения прекратятся?

В большинстве случаев организация всё равно внедрит изменения, даже если сотрудники будут сопротивляться, особенно если на кону стоит финансовый успех. Иными словами, если финансовый успех компании зависит от изменений, сотрудники должны ожидать, что это произойдёт с ними или без них. Ожидание обычно не изменяет исхода.

Это не значит, что изменения плохо скажутся на сотрудниках. В конечном счете, многие изменения приводят к положительным результатам, таким как улучшенные инструменты, более эффективные процессы работы, большая уверенность в сохранности рабочего места и новые возможности для карьерного роста.

Как ответить: Объясните, что изменения точно будут внедрены, еще раз расскажите, какую пользу они принесут сотрудникам. Сидеть и ждать, пока все исчезнет, - это время, которое лучше потратить на подготовку и понимание изменений.

5. Какие выгоды я получу, поддержав изменения?

Сотрудники хотят знать, как изменения улучшат их повседневную жизнь. Улучшения зависят от типа изменений, но вот некоторые общие преимущества:

• Профессиональный рост. Принятие изменений открывает возможности для развития навыков и карьерного роста, когда организация внедряет новые технологии и процессы.
• Повышение удовлетворённости работой. Участие в процессе изменений дает сотрудникам право голоса в формировании будущего, способствует чувству сопричастности и удовлетворения от работы, которую они выполняют.
• Повышение эффективности. Изменения в процессах и технологиях могут упорядочить рабочие процессы, что уменьшит разочарование от устаревшей практики и поможет сотрудникам сосредоточиться на более полезных аспектах своей работы.
• Эволюция культуры. Принятие культуры инноваций и устойчивости делает рабочие места более динамичными и восприимчивыми к будущим вызовам.

Как ответить: Опишите преимущества для каждой роли, чтобы все сотрудники полностью понимали необходимость изменений. Эти выгоды могут различаться в зависимости от роли человека в компании.

6. Что делать, если я не согласен с изменениями?

Сотрудники не должны бояться высказывать свои возражения или сомнения. Если у них есть вопросы по внедрению изменений, их стоит озвучить, чтобы все были на одной волне. Если возражения обоснованы, это поможет выявить проблемы, которые можно решить до начала успешного процесса управления изменениями.

Как ответить: Выслушайте и учтите их опасения. Сотрудники, которые чувствуют, что к ним прислушиваются, с гораздо большей вероятностью воспримут ваш ответ.

7. Что делать, если в прошлом перемены не удались?

История компании может включать неудачные проекты изменений. Если сотрудники привыкли к провалу изменений, им может быть трудно забыть прошлые неудачи. Для успеха организации всем необходимо принять прошлое как опыт, учиться на нём и сосредоточиться на будущем.

Как ответить: Обратитесь к предыдущим попыткам и покажите сотрудникам, как вы извлекли уроки из этих неудач и включили полученные знания в новый план изменений.

8. Как мы минимизируем влияние на клиентов?

Часто сотрудники беспокоятся о том, как изменения повлияют на опыт клиентов. Они заботятся о своей работе и компании и хотят убедиться, что изменения не ухудшат качество обслуживания клиентов.

Как ответить: Объясните, как вы будете поддерживать клиентов в процессе изменений, чтобы их опыт не пострадал. Расскажите о планах коммуникации, сроках и процессах, которые вы внедрите для смягчения любых потенциальных проблем, с которыми могут столкнуться клиенты во время перехода.

9. Почему нам вообще нужны изменения?

Сотрудники, задающие этот вопрос, могут не понимать причину изменений. Им может казаться, что это лишь создаёт помехи, так как они привыкли к старым подходам или даже участвовали в их создании. Они также могут опасаться, что новый подход изменит их статус среди коллег.

Как ответить: Покажите сотрудникам, почему изменения необходимы, и объясните, как они улучшат бизнес. Вы также можете подчеркнуть, как вы планируете сделать процесс изменений максимально комфортным — предложив обучение, ресурсы и другую поддержку для повышения готовности сотрудников.

10. Как эти изменения согласуются с нашими долгосрочными целями?

Чтобы сотрудники считали изменения оправданными, им может понадобиться лучшее понимание того, как изменения поддержат долгосрочный рост компании. Если они увидят общую картину и поймут, как это повлияет на развитие бизнеса, они с большей вероятностью поддержат изменения.

Как ответить: Точно объясните, как изменения соответствуют вашим долгосрочным целям и стратегическим задачам и как они помогут в их достижении.

Отвечая на эти ключевые вопросы по управлению изменениями, лидеры могут успешно руководить процессом изменений в организации, согласовывать его с долгосрочными целями и повышать поддержку сотрудников, а также их адаптивность.

10 вопросов, на которые должен ответить руководитель среднего звена

Вот 10 вопросов, с которыми могут столкнуться руководители среднего звена в начале процесса управления изменениями.

11. Что для меня будут значить эти изменения?

Изменения влияют на людей по-разному. При небольших изменениях сотрудники могут не ощутить никакого влияния. При крупных изменениях им могут поручить новые задачи, дать новые инструменты или они будут подчиняться новому руководителю. При радикальных изменениях бизнеса некоторым сотрудникам может понадобиться работать в других отделах или даже переходить в другие компании.

От того, как сотрудники реагируют на изменения, зависит и то, как они на них повлияют.

Если они сопротивляются изменениям, их повседневная жизнь может усложниться. Если они поддерживают изменения, им, скорее всего, будет проще адаптироваться к новым процессам и системам.

Изменения в бизнесе, в свою очередь, влияют на сотрудников. Эти изменения могут включать:

• Новые способы работы
• Новые системы или инструменты
• Новые структуры подчинения
• Новые должности
• Новые продукты или услуги
• Новые рынки или географические регионы

Как ответить: Подробно объясните, как изменения повлияют на роль и обязанности сотрудника. Чем больше ясности вы предоставите, тем лучше сотрудники воспримут изменения, что упростит весь процесс управления изменениями.

12. Какие у меня есть варианты?

Реакция сотрудника на изменения может варьироваться в зависимости от этапа, на котором находится организация в процессе изменений. Подумайте об изменениях в эти периоды времени:

• Когда изменения только объявлены, но ещё не внедрены
• Во время процесса изменений, когда внедряется новое решение
• После того, как изменения внедрены и начали действовать

Их выбор и последствия зависят от фазы. Некоторые варианты будут полезны для них и помогут лучше адаптироваться к изменениям в компании. Другие выборы могут иметь негативные последствия, усложняя внедрение успешных изменений.

Как ответить: Объясните им их выбор и последствия каждого решения. Например, они могут поддержать изменения, сомневаться в их эффективности или не поддерживать их вовсе. Вы не можете контролировать выбор людей, но вы можете предоставить им информацию, необходимую для принятия разумных, обоснованных решений.

13. Будут ли меня заставлять делать больше за ту же зарплату?

Когда в компании происходят изменения, нередко появляются новые процессы, системы или требуется освоение новых навыков. В изменившихся условиях ваша роль может включать изучение этих новых процессов или приобретение новых навыков.

Если не уделить внимание этим опасениям, вы рискуете потерять сотрудников, которые могут уйти на другие должности. По данным за 2022 год, самая распространённая причина ухода 37% сотрудников с работы — низкая зарплата.

Как ответить: Объясните, что компенсация за работу по старым методам может снизиться, так как компания всё меньше ценит этот вид работы. Однако оплата за новую работу может возрасти, поскольку стоимость новых услуг и продуктов увеличивается. Это часть процесса изменений.

14. Будем ли мы получать бонусы, если не достигнем новых ключевых показателей (KPI)?

Сотрудники могут задать вопросы о своих бонусах в период организационных изменений — в частности, как изменятся KPI и будут ли учтены изменения в целях. Важно успокоить их, объяснив, как изменения повлияют на KPI и их способность получить бонусы.

Как ответить: Объясните, как изменения повлияют на KPI и что произойдет, если они не будут достигнуты. Вы можете дать некоторую свободу действий, чтобы повысить моральный дух и мотивацию сотрудников. Помните, что для успешного внедрения изменений вам нужна поддержка сотрудников.

15. Кто участвовал в создании нового процесса?

Сотрудники могут захотеть убедиться, что все высшие руководители, включая топ-менеджеров и ключевых заинтересованных лиц, вовлечены в процесс изменений. Это укрепляет уверенность в том, что изменения необходимы и полезны для бизнеса.

Как ответить: Сообщите сотрудникам, что все заинтересованные стороны были проконсультированы и поддерживают изменения. Опишите причины, почему изменения необходимы, сосредоточьтесь на их преимуществах и дайте сотрудникам возможность задать вопросы, чтобы прояснить необходимость изменений.

16. Что если у меня нет времени на эти изменения?

Изменения могут пугать, особенно если у сотрудников уже много работы. Естественно, что они будут беспокоиться о том, сколько времени и ресурсов потребуется для успешного внедрения изменений.

Как ответить: Успокойте их, объяснив, что вы рассмотрели их нагрузку, и расскажите, что вы планируете убрать, чтобы освободить время для внедрения изменений. Сообщите, что вы готовы поддержать их на каждом этапе процесса, и что они могут обращаться к вам, если почувствуют, что нагрузка становится слишком большой.

17. Будут ли предложены новые возможности для обучения?

Изменения иногда требуют от сотрудников освоения новых навыков или работы с новыми системами. Это может открыть новые возможности для профессионального развития, что может заинтересовать некоторых сотрудников.

Как ответить: Опишите, какое именно профессиональное развитие и обучение необходимо, чтобы сотрудники могли понимать, чего ожидать и как это может повлиять на их профессиональные цели и развитие.

18. Как изменится моя повседневная работа?

Сотрудники хотят знать, как изменения повлияют на их повседневные обязанности. Появятся ли у них новые задачи? Новые процессы, которым нужно следовать? Новые системы, которые нужно будет использовать? Именно вы должны ответить на эти вопросы и предоставить сотрудникам как можно больше ясности.

Как ответить: Точно объясните, как изменения повлияют на повседневные обязанности каждой позиции в компании, включая их ответственность, рабочую нагрузку и другие аспекты.

19. Настроение сотрудников плохое - стоит ли вводить изменения?

Во время изменений руководители часто сталкиваются с вопросами, связанными с моральным духом сотрудников. В такие моменты важно, чтобы лидеры проявляли эмпатию, признавая чувства команды и одновременно объясняя необходимость изменений. Несмотря на сложности, изменения предоставляют возможности для роста и улучшений, которые соответствуют стратегическим целям компании.

Как ответить: Руководителям среднего звена следует подчеркнуть возможные положительные результаты, такие как улучшение процессов и повышение удовлетворённости работой, а также сделать акцент на важности открытого и честного общения. Такой подход не только помогает решить текущие проблемы, но и формирует культуру более гибкой и адаптируемой команды.

20. Как мы можем обеспечить плавный переход?

Когда происходят изменения, сотрудники могут беспокоиться о том, смогут ли они продолжать эффективно выполнять свои задачи.

При ответе на этот вопрос важно быть честным. Невозможно утверждать, что повседневная работа не изменится, но вы можете заверить сотрудников, что ваша задача — минимизировать влияние и сделать переход как можно более плавным.

Вы также можете предложить некоторое снижение нагрузки в период изменений, чтобы уменьшить стресс и поддержать положительный настрой.

Как ответить: Опишите свой процесс управления изменениями, включая шаги, которые будут предприняты для минимизации сбоев в их повседневной работе. Объясните, что некоторые сбои могут быть, но ваша цель — свести их к минимуму.

Руководители среднего звена могут облегчить процесс изменений, чётко отвечая на ключевые вопросы и помогая сотрудникам понять их роли и варианты. Такой подход способствует более плавным переходам, поддерживает моральный дух и готовит команду к будущим изменениям.

Как модель ADKAR может помочь ответить на вопросы управления изменениями

Эти распространённые вопросы являются частью построения осведомлённости о необходимости изменений. Это первый элемент модели ADKAR от Prosci, которая представляет собой структуру для облегчения изменений. Модель основана на понимании того, что организационные изменения возможны только тогда, когда изменения происходят на уровне отдельных сотрудников.

Отвечая на вопросы, связанные с пониманием природы изменений, вы помогаете сотрудникам понять:

• Почему происходят изменения?
• Чтомнеэтодает? (WIIFM – What's in it for me?)

Как результат, вы минимизируете потенциальное сопротивление, повышаете вовлечённость сотрудников и усиливаете поддержку изменений.

Почему важно отвечать на вопросы сотрудников при внедрении изменений?

Эффективные ответы на эти 20 вопросов помогут вам успешно реализовать изменения. Если сотрудники не поддерживают изменения, это может полностью остановить план проекта.

Хорошая новость заключается в том, что специалисты по управлению изменениями могут использовать подходы и инструменты от Prosci, чтобы эффективно подготовиться к вопросам сотрудников. Это значительно улучшит ваши шансы на успешное внедрение изменений.

Запишитесь на наш сертификационный тренинг по управлению изменениями, чтобы гарантировать плавное и успешное внедрение изменений в вашей организации.

Источник: https://www.prosci.com/blog/change-management-questions-answers