Что делать, если внедряется новая система расписания занятий, но не все подразделения в ней работают? Успешное внедрение значимых и рискованных изменений, которые зависят от принятия и использования людьми, требует эффективного управления изменениями. Университеты не меняются, меняются люди.

Критические изменения, которые сегодня необходимо осуществить в сфере высшего образования

Согласно результатам недавнего исследования Educause, посвященного адаптации к изменениям, 69 % респондентов из сферы высшего образования заявили, что их учебные заведения продолжают подвергаться значительным или некоторым изменениям. Изменения варьируются от кадровых проблем и гибкого графика работы до устаревших технологий и снижения числа студентов.

Реализация любых преобразований сопряжена с трудностями, но проекты, оказывающие наибольшее влияние на повседневную работу людей, представляют особый риск для инвестиций университета. Это связано с тем, что успех таких преобразований зависит от принятия и использования людьми новых методов работы. А поскольку изменения в высшем образовании часто влияют на повседневное поведение тысяч сотрудников, преподавателей, студентов и заинтересованных сторон, риск полного провала таких проектов нельзя недооценивать.

Любые изменения сопряжены с трудностями, но эти шесть задач особенно сложны, и успех будет зависеть от того, как люди воспримут перемены:

1. В высшем образовании изменения процессов происходят ежедневно, особенно когда речь идет о смене ИТ-систем. Некоторые из них очень масштабны, например, внедрение системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или переход на новую систему планирования ресурсов предприятия (ERP) на нескольких факультетах, кафедрах или во всей университетской системе. Другие изменения процессов менее масштабны, например, интеграция инструментов и ресурсов или академических технологий, специфичных для одного факультета. Тем не менее, изменения в процессах затрагивают многие аспекты работы людей, от ролей и обязанностей на рабочем месте до рабочих процессов и инструментов.

2. Управление данными в высшем образовании имеет решающее значение. Есть ли у нас "общий язык"? Есть ли у нас общие определения? Системно ли хранятся данные? Кто владеет данными? Кто имеет доступ к данным? Кто может создавать отчеты, а не отвечать на них? Элемент управления данными - еще одна важная часть сложности управления изменениями в высшем образовании, где управление данными влияет на системы, инструменты, должностные роли и мировоззрение, что приводит к дальнейшим изменениям в процессах управления.

3. Изменения в нормативно-правовой базе затрагивают университеты в гораздо большей степени, чем кажется. Например, изменения в законодательстве Министерства образования США, касающиеся партнерства с третьими сторонами, влияют на аутсорсинг различных операций по поддержке и предоставлению услуг и программ. Изменения в процессе подачи заявки на получение финансовой помощи (FAFSA: Free Application for Federal Student Aid), которую ежегодно заполняют все студенты, повлияют на то, как университеты собирают, хранят и обрабатывают личные и налоговые данные студентов и их родителей. Требования аккредитации на уровне регионов, штатов и конкретных программ приведут к широкомасштабным изменениям в университетах и в рамках конкретных программ. Университеты должны понимать и учитывать все эти изменения и тщательно планировать, чтобы их сотрудники могли выполнять свою работу со дня вступления в силу изменений в законодательстве. В противном случае это приведет к дорогостоящему перепланированию, неадекватным компенсациям и потере студентов, рассчитывающих на своевременную финансовую помощь.

4. Технологии затрагивают практически все сферы высшего образования. Университеты, использующие устаревшую или собственную ИТ-инфраструктуру и системы, сталкиваются с проблемами, которые мешают им масштабироваться. Университеты, которые до пандемии не предлагали онлайн-программы, нашли быстрые способы добавить их, создав или купив инструменты для их размещения. Необходимо также решить вопросы доступности как очного, так и виртуального обучения. В целом учебным заведениям необходимо найти баланс между использованием интегрированных ИТ-услуг SaaS, услуг сторонних компаний и собственными силами. Эти решения предлагают множество вариантов и предполагают изменение методов работы, структуры отчетности, систем и процессов, инструментов, ключевых моделей поведения и места работы.

5. Планирование курсов включает в себя изменения, позволяющие обеспечить преподавание курсов и получение диплома, такие как обновление систем регистрации и предоставление возможностей для получения диплома. Разработка и предоставление академического контента также включает в себя такие изменения, как включение виртуальных лабораторий и внедрение системы управления обучением (LMS) для хранения учебных материалов и облегчения асинхронных обсуждений со студентами. Помимо воздействия на системы и процессы, изменения в расписании курсов оказывают значительное влияние на основной набор. В переходный период требуется обучение, а также поддержка, чтобы убедиться, что люди обладают необходимыми навыками и знаниями для внедрения и поддержания изменений без поиска обходных путей.

6. Вопросы, связанные с данными и кибербезопасностью, являются причиной постоянных изменений во всем секторе. По мере снижения числа студентов и роста необходимости предлагать онлайн-программы ускоряются изменения, помогающие университетам оставаться актуальными, привлекать студентов и сохранять долю на рынке. Например, они могут выявить программы с высоким потенциалом возврата инвестиций (ROI), понять коэффициенты конверсии маркетинга или просто определить виды деятельности, которые больше не соответствуют видению университета. Кибербезопасность также вносит постоянные изменения в основные приоритеты защиты университетов. И кибербезопасность нельзя оставлять в ведении ИТ-отдела, поскольку сегодня это работа каждого. Чтобы добиться успеха, необходимо помочь людям изменить свое поведение и освоить новые инструменты.

Почему управление изменениями необходимо в высшем образовании

Управление изменениями - это не просто рассылка сообщений об изменениях и обучение новым инструментам и процессам. Управление изменениями - это бизнес-процесс по управлению человеческими аспектами изменений. Это дисциплина, которая определяет, как подготовить, обучить и поддержать повседневную работу тех, кого затронули эти важные изменения.

Преимущества применения управления изменениями в высших учебных заведениях заключаются в следующем:

- Минимизация и смягчение сопротивления изменениям со стороны преподавателей, сотрудников, студентов и других заинтересованных сторон.

- Повышение вовлеченности, снижение нежелания участвовать в процессах и текучести кадров, а также повышение качества опыта работы в университете.

- Обеспечение окупаемости инвестиций в критически важные проекты и инициативы, зависящие от человеческих ресурсов.Снижение затрат и рисков от перезапуска проекта или его провала

- Сведение к минимуму перенасыщения и усталости от преобразований и избежание конфликтов проектов в портфеле преобразований

За последние 25 лет исследования передового опыта управления изменениями, проведенные компанией Prosci, являются крупнейшим сводом знаний в области управления изменениями. Эти исследования показывают, что проекты с отличным уровнем управления изменениями в семь раз чаще достигают или превосходят свои цели, чем проекты с низким уровнем управления изменениями. Даже при удовлетворительном уровне управления изменениями вероятность успеха в три раза выше.

Помимо достижения поставленных целей, наши исследования показывают, что проекты с эффективным управлением изменениями в пять раз чаще укладываются в график и в полтора раза чаще не выходят за рамки бюджета.

Необходимые действия для начала радикальных изменений в высшем образовании

Тот факт, что университетам приходится маневрировать различными типами изменений, используя межфункциональные и ограниченные ресурсы, усугубляет ситуацию, связанную с управлением изменениями в высшем образовании и требует большего внимания к управлению портфелями и программами изменений в целом, чтобы все было правильно.

Наши исследования постоянно показывают, что структурированный подход к управлению изменениями является ключом к успеху проекта. Это связано с тем, что многие изменения можно эффективно внедрить и масштабировать во всем университете.

Ваш университет может начать более эффективно управлять важными изменениями, предприняв следующие шаги:

- Работать с руководством университета, чтобы заручиться его поддержкой и приверженностью к управлению изменениями.

Наши исследования показывают, что опыт управления изменениями существует во многих функциональных областях, чаще всего в ИТ-департаментах, отделах кадров, отделах управления проектами и командах стратегического планирования. Если профессионалы в области управления изменениями уже применяют опыт в своих организациях, обмен информацией о преимуществах, структуре, лучших практиках и окупаемости инвестиций в управление изменениями может помочь руководителям понять, почему управление изменениями может принести пользу проектам, инициативам и привлечь их к представлению аргументов в пользу того, как оно может благоприятно повлиять на организацию в целом. Для тех, кто только начинает заниматься управлением изменениями, этот ресурс предлагает подход к построению и представлению аргументации.

- Целенаправленно развивать потенциал команд в области управления изменениями

- Развитие потенциала университетов в области управления изменениями позволит им быстро и экономически эффективно справляться с большим количеством перемен. Каждый университет обладает своими уникальными особенностями. Начните с выбора ключевых сотрудников, которые пройдут обучение управлению изменениями. Если вам необходимо быстро расширить и развить управление изменениями, мы можем помочь вам разработать целостный подход к развитию потенциала с помощью обучения, практической поддержки внедрения, консультаций по управлению изменениями, лицензирования и других рекомендаций.

- Предоставить людям возможность внести свой вклад в изменения

Практикующие специалисты по управлению изменениями способны возглавить общую стратегию и планирование управления изменениями, но они не могут сделать это в одиночку. Активное и видимое спонсорство является номером один фактором успеха в каждом исследовании лучших практик по управлению изменениями. Спонсорам нужно обучение, чтобы понимать, что делать, когда это делать и как. Руководители среднего звена настолько важны, что они играют пять ключевых ролей во время изменений, и им нужно развивать правильные навыки. Вы можете поддержать их с помощью коучинга, проведения встреч для практики новых навыков или создания сообщества практиков для обмена лучшим опытом.

Узнайте больше об управлении изменениями в высшем образовании

Высшие учебные заведения сталкиваются с целым рядом разрушительных изменений, и управление изменениями имеет решающее значение для управления воздействием проектов на людей. Действуя уже сейчас, вы можете начать развивать навыки, необходимые для того, чтобы привести ваш университет в новую эру образования, насыщенную инновациями.

Источник: https://www.prosci.com/blog/managing-disruptive-changes-in-higher-ed