Гладкий и эффективный процесс управления изменениями – это идеальное решение для любой организации. Но, к сожалению, это не всегда так просто. Хорошая новость в том, что интеграция процессов HR с управлением изменениями поможет вам преодолеть многие распространённые трудности.

Сопротивление изменениям, сложности в коммуникациях и культурные различия — лишь некоторые факторы, которые могут повлиять на успех ваших усилий по управлению изменениями. Но когда HR-команды активно включаются в процесс управления изменениями, используя структурированный подход, они могут проводить сотрудников через изменения, преодолевать препятствия и оказывать поддержку на протяжении всего процесса. Управление изменениями со стороны HR также способствует повышению вовлеченности сотрудников и помогает руководителям компаний эффективно управлять процессом изменений.

Вот как правильно можно интегрировать HR в ваши процессы управления изменениями.

Что такое управление изменениями в HR?

Управление изменениями – это процесс принятия и перехода к новым способам работы. HR поддерживает человеческую сторону этих изменений, гарантируя,что люди чувствуют эту поддержку,подготовлены и могут принять изменения.

В процессе управления изменениями HR команды могут:

• Оценивать готовность к изменениям, проверяя, есть ли у людей необходимые навыки, ресурсы и готовность принять новые решения. Если выявляются пробелы, HR помогает найти пути по их преодолению.
• Обеспечить коммуникационную поддержку, чтобы все понимали, что именно меняется, почему это происходит и как это отразится на их повседневной работе.
• Проводить обучение по новым процессам. Например, если в компании запускается новая HR-система, HR менеджер организует тренинги о том, как она работает, как подавать заявки на отпуск, где искать личную информацию и т.д.
• Отслеживать влияние изменений, чтобы следить за прогрессом, оценивать успех и выявлять области, требующие улучшения. Если что-то идет не по плану, HR может вмешаться, чтобы вернуть процесс в нужное русло.
• Работать с сопротивлением, помогая сотрудникам преодолевать препятствия, показывая ценность изменений и увеличивая вовлеченность ключевых сотрудников, заинтересованных в изменениях. Это важная часть роли HR в управлении изменениями. Успешный запуск возможен только тогда, когда все поддерживают изменения, и это то, к чему стремятся HR команды.

Во время организационных изменений HR - это ваша система поддержки сотрудников и агент изменений, объединенные в одно целое.

Почему управление изменениями важно в HR процессе?

Давайте разберём, почему управление изменениями является важным элементом HR процесса.

• Помощь руководителям в процессе изменений. HR команды предоставляют ценную поддержку и советы руководителям, которые часто управляют изменениями или внедряют новые процессы. Они дают знания, инструменты и навыки для успешного управления изменениями, а также информируют руководителей о распространённых трудностях и способах их преодоления.
• Создание плавного перехода. Плохо организованные изменения могут нарушить повседневную деятельность компании. Например, внедрение новой CRM может прервать бизнес-процессы, вызвать задержки или срывы сроков. Но благодаря эффективному управлению изменениями HR менеджеры минимизируют эти сбои и обеспечивают бесперебойную работу бизнеса.
• Повышение заинтересованности и вовлеченности сотрудников. Для эффективного управления изменениями важно, чтобы сотрудники поддерживали их. Это особенно актуально для крупных компаний с различными командами и департаментами. HR помогает обеспечить принятие изменений, и со временем сотрудники становятся более открытыми к изменениям, что упрощает весь процесс для организации.

Участие HR в управлении изменениями является ключевым фактором для обеспечения плавного перехода и высокой вовлечённости сотрудников. Используя эффективные инструменты и стратегии, HR помогает успешно пройти через изменения, согласовывая их с целями организации для достижения положительных результатов.

Распространённые проблемы управления изменениями в HR

Некоторые проблемы могут затруднить процесс управления изменениями для HR менеджеров:

• Пропуск ранних этапов процесса. Исследования Prosci показывают, что когда управление изменениями не применяется на начальных этапах проекта, оно часто ложится на HR. Руководители проектов, руководители среднего звена и высшее руководство иногда забывают о людях в процессе изменений. Таким образом, HR команда становится единственным защитником интересов людей в процессе изменений. В итоге HR приглашают в проект уже на середине или даже на завершающих стадиях, когда нужно навести порядок в хаосе.
• Недостаточная поддержка со стороны руководства. HR менеджерам может быть сложно поддерживать процесс изменений без поддержки руководства. Это создаёт нечеткое видение изменений, что усложняет понимание и передачу целей остальным сотрудникам.
• Проблемы с коммуникацией. Отсутствие четкой коммуникации - распространенная проблема в быстрорастущих компаниях. Это может привести к недопониманию в коллективе. HR часто приходится выступать в роли связующего звена между командами по управлению изменениями и сотрудниками компании, поэтому проблемы с коммуникациями могут негативно сказаться на их способности выполнять свою работу. Например, HR может быть сложно информировать людей о сроках изменений. Это в итоге может повлиять на их опыт и мотивацию.
• Культурное сопротивление. HR менеджеры напрямую работают с людьми, поэтому они часто сталкиваются с сопротивлением культурным изменениям, особенно от сотрудников, которым комфортно в существующей культуре. Эта распространённая проблема может быстро проявиться по мере роста компании, поскольку команды зачастую не успевают подготовиться к будущим переменам. HR помогает таким сотрудникам увидеть ценность культурных изменений и объясняет, как они принесут пользу каждому в долгосрочной перспективе, даже если поначалу они кажутся пугающими.
• Управление ожиданиями. Специалисты HR часто управляют ожиданиями как сотрудников, так и руководства во время планирования изменений. Это может быть затруднительно по разным причинам, включая изменение объема работ, желания разных людей и т. д. Вот почему коммуникации так важны в процессе управления изменениями. Они позволяют HR-командам быть в курсе происходящего и успешно управлять ожиданиями сотрудников. Хорошая новость заключается в том, что с правильной поддержкой вы можете гарантировать участие HR в процессе управления изменениями с самого начала.

Prosci оказывает поддержку HR-команд и всех корпоративных клиентов, предлагая подходы и инструменты, разработанные для поддержки всего процесса управления изменениями. А также помогает вовлекать нужных людей в нужное время и предоставлять им необходимую информацию, чтобы они успешно управляли «человеческой стороной» изменений.

Корреляция между эффективным управлением изменениями и проектными результатами

Исследования Prosci показывают, что применение эффективного управления изменениями приводит к более успешным изменениям.

Узнать больше

Как HR может способствовать изменениям?

Рассмотрим несколько советов, как команды HR могут эффективно способствовать изменениям.

Поощряйте раннее вовлечение

Вовлечение в проект с самого начала делает весь процесс управления изменениями легче как для HR, так и для всей организации, поскольку позволяет получить следующую информацию:

• Что именно изменяется?
• Почему это необходимо?
• Как это улучшит бизнес или работу организации?
• Как это повлияет на разные отделы и их сотрудников?

Имея эту информацию на начальном этапе процесса, HR может более эффективно подготовиться к работе с людьми в условиях изменений. Предоставив HR возможность участвовать в обсуждениях изменений с самого начала, вы получаете их обратную связь, вовлекаете их в процесс и даёте им возможность внедрить меры для плавного перехода.

Создайте сообщество по управлению изменениями

Создание сообщества по управлению изменениями, состоящего из HR менеджеров, лидеров команд из различных отделов и руководителей высшего звена, является ключевым для эффективного планирования и реализации изменений. Приглашайте лидеров команд из разных отделов для создания эффективного сообщества. Каждый участник должен хорошо понимать культуру организации и иметь подтвержденный опыт успешного совместного сотрудничества.

С таким сообществом ваша организация будет намного лучше подготовлена к внедрению изменений. К тому же это даёт доступ к различным точкам зрения и областям экспертизы, что помогает сделать изменения подходящими для всей компании.

Наличие плана по управлению изменениями для HR

Когда HR уже участвует в проекте — в начале, середине или конце — им необходимо знать, как инициировать и управлять человеческой стороной изменений. Именно здесь помогает создание плана управления изменениями для HR.

Вот несколько шагов, которые можно включить в такой план:

• Оцените предстоящие изменения, чтобы понять, что произойдёт и почему это необходимо.
• Определите ключевых заинтересованных сотрудников, чтобы знать, кто участвует в изменениях, их роль и как их поддержать.
• Найдите возможные проблемы, чтобы подготовиться и помочь членам команды их преодолеть.
• Определите желаемые результаты, чтобы чётко сформулировать цели и понять, когда они достигнуты.
• Создайте план коммуникаций для информирования сотрудников о изменениях, сроках и важности этих изменений.
• Разработайте план обучения, чтобы все были готовы к изменениям.
• Внедрите план спонсоров для вовлечения руководителей высшего звена в активную поддержку и коммуникацию изменений.
• Составьте план для руководителей среднего звена, чтобы они направляли свои команды, выступая в роли коммуникаторов, связующих звеньев и наставников в процессе изменений.

Эффективный план по управлению изменениями для HR поможет вашей команде не сбиться с пути во время изменений на рабочем месте. Таким образом, ваша команда сможет быстро адаптироваться к новым условиям, что позволит вашему бизнесу двигаться вперед, не пропуская ни одного шага.

Используйте методологию Prosci

Методология Prosci — это модель управления изменениями, которая помогает организациям поместить людей в центр изменений, чтобы каждый сотрудник мог принять изменения в своей работе.

Вот краткий обзор трёх моделей, которые составляют эту методологию:

Давайте рассмотрим каждую модель более подробно:

• Модель Треугольник изменений Prosci (PCT). Эта модель помогает установить и связать самые важные аспекты любого успешного процесса изменений. Она выделяет, где управление изменениями вписывается в общую картину, разделяя процесс на четыре ключевых элемента: Успех, Лидерство/Спонсорство, Управление проектом и Управление изменениями.
• Модель ADKAR Prosci. ADKAR — это аббревиатура от Awareness (Понимание), Desire (Желание), Knowledge (Знания), Ability (Способность) и Reinforcement (Закрепление). Эта модель помогает людям пройти через необходимые этапы для успешного внедрения изменений.
• Трехфазный процесс Prosci. Это структурированный и в то же время гибкий подход для управления изменениями на уровне организации. Он состоит из трех фаз: Фаза 1 — Разработка подхода, Фаза 2 — Управление изменениями и Фаза 3 — Закрепление результатов. Эти фазы помогают успешно внедрять изменения.

Используя методологию Prosci, HR команды могут рассматривать её как подробный чек-лист для поддержки сотрудников, переходящих от текущего состояния к целевому.

Свяжитесь с нами, чтобы получить более подробную информацию об этих моделях, а так же за поддержкой ваших инициатив по управлению изменениями.

Обеспечьте вовлеченность и поддержку управления изменениями

Как уже упоминалось, одной из ключевых ролей HR в управлении изменениями является повышение заинтересованности и вовлеченности сотрудников. При этом изменения становятся проще, эффективнее и результативнее в долгосрочной перспективе.

Вот два основных способа, с помощью которых HR может обеспечить поддержку управления изменениями:

• Покажите явные выгоды и объясните WIIFM ("Что я получу от этого?")

Для того чтобы занять "место за столом" в начале любого проекта, необходимо показать людям WIIFM (What’s in it for me? – "Что я получу от этого?"). Для этого нужно объяснить, как изменения принесут пользу каждому конкретному человеку и как они помогут преодолеть барьеры, которые могут вызывать сопротивление.

Например, объясните сотрудникам, как изменения улучшат их рабочие условия, обеспечат стабильность работы, предоставят новые карьерные возможности или повысят удовлетворенность работой.

• Персонализируйте коммуникации

Настройте коммуникацию так, чтобы учесть конкретные интересы и потребности разных групп заинтересованных лиц. Обращаясь к индивидуальным вопросам, вы помогаете командам лучше понять изменения и причины их необходимости, создавая таким образом поддержку для изменений.

Например, если руководитель проекта беспокоится, что новые изменения могут снизить эффективность, можно обсудить это напрямую. Или, если команды продаж беспокоятся о влиянии изменений на количество клиентов, вы также можете это обсудить.

Организационное обучение и развитие

Обучение и развитие внутри компании может помочь организации быть более устойчивой и гибкой в процессе изменений. Когда цели постоянно меняются и растут, как это часто бывает в крупных компаниях, эти навыки становятся ключевыми для успеха.

Вот как можно интегрировать обучение и развитие для поддержки изменений:

Пройдите обучение по управлению изменениями

Убедитесь, что вы и все соответствующие сотрудники обладают необходимыми навыками и пониманием для успешного управления изменениями. Вы можете инвестировать в обучение, например, в программы обучения Prosci на основе ролей, чтобы подготовить и обеспечить руководителей среднего звена, рядовых сотрудников и спонсоров к выполнению их конкретных ролей.

«Наш завод работал над проектом «культурных изменений». Мы потратили тысячи часов на планирование и разработку стратегии. Если бы у нас была возможность пройти обучение по управлению изменениями от Prosci и использовать предоставленные инструменты до начала проекта, мы могли бы сократить время и деньги, потраченные на проект, как минимум на 50%."

— Хосе Гонсалес, LEAR, Директор по персоналу

Определите потребности в обучении

Проведите оценку потребностей, чтобы выявить пробелы в навыках ваших сотрудников и обеспечить необходимое обучение для их устранения. Это может включать запуск онлайн-опросов, проведение оценки эффективности или сбор отзывов сотрудников, чтобы понять, где не хватает навыков.

Включите наставничество, коучинг и обучение друг у друга

Поощряйте обмен знаниями и навыками среди сотрудников через обучение «на равных», сообщества практики и платформы для обмена знаниями.

Например, можно начать с того, чтобы объединить опытных сотрудников с теми, кто стремится улучшить свои навыки. Это создает культуру непрерывного обучения и укрепляет отношения между сотрудниками, что способствует лучшему взаимодействию в процессе управления изменениями.

Чтобы применить эти советы, рассмотрите следующие шаги:

• Определите конкретное обучение — Обеспечьте команду инструментами управления изменениями, знаниями и навыками с помощью целевого обучения, такого как программы обучения Prosci на основе ролейили курсы eLearning.
• Оцените необходимые навыки — Используйте оценки, чтобы определить, где ваша команда может развиваться и расти.
• Создайте систему обмена знаниями — Организуйте регулярные возможности для обмена опытом между членами команды, например, включите их в уже существующие встречи.

Готовьтесь к проектам с Prosci

HR менеджеры играют ключевую роль в управлении изменениями. Поддерживая людей на протяжении всего процесса, решая их проблемы и обеспечивая прозрачность, они помогают гарантировать, что все понимают причины изменений и знают, как добиться успеха. Это повышает вовлеченность и согласованность команд, улучшает моральный дух и приводит к более успешным результатам изменений в вашей организации.

Источник: https://www.prosci.com/blog/hr-change-management-resources